วันพุธที่ 5 กรกฎาคม พ.ศ. 2560  เวลา 15.30-16.30 น.  นำโดย นายนารายณ์ แก้วยี่ กำนันตำบลฉาง ร่วมกับผู้ช่วยผู้ใหญ่บ้าน,ผรสและบัณฑิตอาสาฯ โดยมีวาระสำคัญในการประชุมดังต่อไปนี้
▫การแบ่งความรับผิดชอบให้แก่หมู่บ้านต่างๆในการจัดเตรียมสนามสำหรับการแข่งขันกีฬาแต่ละชนิด
▫การแบ่งหน้าที่รับผิดชอบของบุคคลในกีฬาแต่ละชนิด
▫การนัดวันเพื่อเตรียมความพร้อมในการแข่งขันและจัดสถานที่พิธีการเปิด
▫ให้แต่ละหมู่แจ้งขนาดเสื้อกีฬา
▫การกำหนดรางวัลของกีฬาแต่ละประเภท
▫พิธีปิดการแข่งขันและการจัดเลี้ยงนักกีฬา
ซึ่งวัตถุประสงค์หลักของการจัดแข่งขันกีฬาในครั้งนี้คือ เพื่อให้ชุมชนเข้าใจและร่วมคิดร่วมทำกิจกรรมที่มีประโยชน์ เพื่อให้มีสุขภาพแข็งแรงสมบูรณ์ เป็นตัวอย่างที่ดีแก่เด็กในชุมชนเป็นการใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์ เรียนรู้ความมีน้ำใจนักกีฬา และยังเป็นการเสริมสร้างสัมพันธ์ที่ดีระหว่างตำบลเพื่อพัฒนาไปอย่างมีคุณภาพ.